Mitarbeiter-Datenschutzhinweis (Vorlage zur Weitergabe)

Für wen ist dieser Text?

Dieser Hinweis ist eine Vorlage für die Geschäftsführung des Kundenunternehmens. Sie können ihn unverändert oder angepasst an die Beschäftigten weitergeben, die Sie als Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer für den Onlinekurs „Compliance Kompass: EU AI Act“ anlegen. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist Ihr Unternehmen; der Anbieter des Portals handelt insoweit ausschließlich in Ihrem Auftrag (siehe Auftragsverarbeitungsvereinbarung).

Hinweis für die juristische Prüfung: Die Vorlage ist bewusst neutral gehalten. Ergänzen Sie vor der Weitergabe die unternehmenseigenen Angaben (verantwortliche Stelle, Ansprechpartner, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter).

Vorlagentext ab hier

1. Wer verarbeitet Ihre Daten?

Verantwortlich ist Ihr Arbeitgeber: [BITTE ERGÄNZEN: Firmierung, Anschrift und Ansprechpartner des Kundenunternehmens sowie, falls vorhanden, Kontakt der oder des Datenschutzbeauftragten]

Für die technische Durchführung setzt Ihr Arbeitgeber die Geschäftsführer-Suite und die Kursplattform LearningSuite ein. Die eingesetzten Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung des Portals aufgeführt.

2. Warum werden Ihre Daten verarbeitet?

Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen einen Zugang zu einer Weiterbildung zum EU AI Act bereit. Ihre Daten werden verarbeitet, um

• Ihnen einen persönlichen Kurszugang einzurichten,
• den Bearbeitungsstand des Kurses anzuzeigen, damit Ihr Arbeitgeber die durchgeführte Schulungsmaßnahme dokumentieren kann,
• Ihnen nach vollständigem Abschluss eine Teilnahmebestätigung ausstellen zu können.

Hintergrund ist Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act). Danach sollen Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Die Teilnahme ist eine Weiterbildungsmaßnahme Ihres Arbeitgebers und keine gesetzlich angeordnete Pflichtschulung; die Verarbeitung dient der Dokumentation der Maßnahme, nicht dem Nachweis eines bestimmten Kompetenzniveaus.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

• Vorname, Nachname und Ihre dienstliche E-Mail-Adresse,
• Status Ihres Kurszugangs (eingeladen, aktiv, entfernt),
• Ihr Bearbeitungsstand je Kurseinheit in Prozent, der Gesamtstand und das Datum, an dem der vollständige Abschluss festgestellt wurde,
• Ihre Teilnahmebestätigung mit Namen, Firmenname, Kursbezeichnung und Datumsangaben.

Ausdrücklich nicht verarbeitet werden: Lernzeiten, Uhrzeiten der Nutzung, Anmeldehistorien, Angaben zu einzelnen Videoabrufen, Testergebnisse oder Bewertungen. Ein Vergleich oder eine Rangfolge zwischen Personen findet nicht statt.

4. Auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Dokumentation durchgeführter Weiterbildungsmaßnahmen auf Grundlage des berechtigten Interesses Ihres Arbeitgebers nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. [BITTE ERGÄNZEN: gegebenenfalls Bezug auf eine bestehende Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage nach Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 4 BDSG ergänzen]

5. Wer sieht Ihre Daten?

Ihren Bearbeitungsstand sehen die Geschäftsführung Ihres Unternehmens beziehungsweise die von ihr benannte Person mit Portalzugang sowie – technisch bedingt und protokolliert – die Administration des Anbieters. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.

Hinweis zur Kursplattform: Der Kursfortschritt wird auf der Kursplattform personenbezogen und kursbezogen geführt. Falls Sie dieselbe E-Mail-Adresse bereits im Rahmen eines anderen Unternehmens für denselben Kurs verwendet haben, kann ein bereits erreichter Fortschritt auch im Portal Ihres jetzigen Arbeitgebers sichtbar sein.

6. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Für die Dauer Ihrer Teilnahme und der Portalnutzung durch Ihren Arbeitgeber. Entfernt Ihr Arbeitgeber Sie aus dem Kurs, wird der Kurszugang sofort entzogen und der Personenbezug im Portal 30 Tage später anonymisiert. Bereits ausgestellte Teilnahmebestätigungen bleiben bis zur Beendigung des Vertrages Ihres Arbeitgebers verfügbar; danach werden die Daten nach den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschriebenen Fristen gelöscht.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierfür an die oben genannte Stelle Ihres Arbeitgebers.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

8. Fragen zum Kursinhalt

Der Kurs vermittelt allgemeines Wissen zum EU AI Act. Er ist keine Rechtsberatung im Einzelfall und trifft keine Aussage über die rechtliche Situation Ihres Unternehmens.

Stand dieser Entwurfsfassung: 23. Juli 2026.

Hinweis für die Geschäftsführung: mögliche Mitbestimmung des Betriebsrats

Besteht in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, kann die Einführung und Nutzung des Portals mitbestimmungspflichtig sein. In Betracht kommen insbesondere:

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach der Rechtsprechung genügt die objektive Eignung zur Überwachung; auf eine entsprechende Absicht kommt es nicht an. Auch eine reine Fortschrittsanzeige kann deshalb erfasst sein.
• §§ 96 bis 98 BetrVG — Fragen der betrieblichen Berufsbildung, insbesondere bei der Auswahl der teilnehmenden Personen.
• § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 BetrVG — soweit Ordnung des Betriebes oder die Lage der Arbeitszeit betroffen sind, etwa wenn die Bearbeitung während der Arbeitszeit vorgegeben wird.

Empfehlung: Beteiligen Sie den Betriebsrat frühzeitig und prüfen Sie, ob eine Betriebsvereinbarung sinnvoll ist, die Zweckbindung, Zugriffsberechtigungen und Speicherdauern festhält. Diese Hinweise sind allgemeine Information und ersetzen keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

[BITTE ERGÄNZEN: Freigabe der Formulierung zur Mitbestimmung durch die Rechtsanwaltskanzlei FETTES Recht sowie Entscheidung, ob zusätzlich ein Muster für eine Betriebsvereinbarung angeboten wird]